Ни ответа ни привета. Почему рекрутеры не отвечают после интервью и как это исправить

Kate

Administrator
Команда форума
За 6 лет опыта в рекрутменте я расширила сеть контактов в LinkedIn до 10 000+. Сегодня лента новостей — это способ держать руку на пульсе рынка кандидатов. Периодически встречаю такие посты, которые собирают много реакций и комментариев:

«Давно не ходила на собеседования. И вот за последний месяц побывала на нескольких. Все компании разные. Но все без исключения HR этих компаний состоят в одной секте „отсутствия обратной связи кандидату“. Это многое говорит об уровне компании, скажу я вам».

Причин тому несколько:

  • На трудовом рынке Украины условия все еще диктуют работодатели, а не кандидаты. Сравните два подхода: «Мы предлагаем людям работу» и «Важно, чтобы лучшие специалисты выбирали нас». Кандидаты до сих пор борются за внимание работодателя. Наверное, единственное исключение — Middle и Senior инженеры в IT.
  • Влияет постсоветский менталитет отношения к сотруднику как к трудовой единице, а не как к человеку. Специалисты воспринимаются как объекты для достижения бизнес-целей, а не субъекты взаимодействия в бизнесе.
  • Жесткие KPI по найму фокусируют внимание рекрутера на кандидатах, которые могут принести бонус. Но в долгосрочной перспективе специалисты, что не подошли сейчас, могут стать целевыми через несколько лет. Вот только они уже не будут рассматривать вашу компанию.
  • Отсутствие процессов рекрутменту приводит к тому, что рекрутеры теряются в потоке заявок, нанимающие руководители не предоставляют конкретный фидбек и кандидаты рискуют не получить ответ после собеседования.
  • Неправильное распределение времени команды заставляет кандидатов ждать собеседование с директором по 2-3 недели.
Ни один бренд работодателя не исправит последствия отсутствия обратной связи. Мы в свое время тоже столкнулись с похожими проблемами. Поэтому стремимся дать ответ каждому, кто отправил заявку через наш сайт. Чтобы не потеряться в потоке резюме, мы настроили автоматизацию, о которой расскажу в этой статье. Также поговорим о принципах создания положительного опыта у кандидатов.

Candidate Experience Journey​

Рассмотрим вопрос с точки зрения Candidate Experience Journey. Стартом будет наличие у кандидата потребности в работе и активный анализ предложений. На схеме я отметила основные точки взаимодействия работодателя с кандидатом. В основном это письма или формы обратной связи, которые может настроить любой сотрудник без особых навыков в программировании.

Candidate-Experience-Journey-1.jpg


Секрет успеха кроется в трех ключевых составляющих: это вовлеченность команды в создание наилучшего кандидатского опыта, service level agreement (SLA) и автоматизации. Давайте рассмотрим, как эти факторы работают на разных этапах пути кандидата в вашу компанию.

Включенность команды​

В Railsware сложный процесс отбора, который состоит из 4-6 этапов и занимает до 3 недель.

Тут важна вовлеченность всех участников — от рекрутеров до нанимающих руководителей. Доносите ценность создания хорошего опыта кандидата и качественной обратной связи.

Люди — движущая сила любого бизнеса. Самые яркие таланты обычно получают сразу несколько оферов. И когда приходит время выбирать между предложениями с одинаковыми обязанностями и зарплатой, специалисты оценивают команду, с которой предстоит работать. Потому помните, что отбор проходит не только кандидат, но и компания. К тому же мы проводим на работе треть времени. Хотелось бы вам работать по 8 часов в среде без обратной связи и ощущения своей ценности для команды?

С другой стороны, помните о том, что так называемое сарафанное радио и отзывы пользователей (кандидатов) о вашем продукте (компании) — это один из важных маркетинговых каналов в наши дни. Даже если кандидат не соответствует требованиям, это не значит, что ему нужно уделить меньше внимания. С большой вероятностью он/она общается в кругу вашей целевой аудитории и может как привлечь, так и отпугнуть других специалистов рассказом о вас.

Этому можно посвятить отдельный тренинг и пару-тройку апдейтов. В качестве «мотивации от» покажите несколько отрицательных публичных отзывов о работодателях и писем кандидатов. Вспомните истории об неэффективных сотрудниках, когда руководитель тратил больше времени на поддержку, чем на свою работу. Одновременно поделитесь кейсами, когда новые сотрудники выбрали вас за счет отличного общения и вовлеченности команды.

Если же нанимающие руководители и рекрутеры привыкли работать по KPI / SLA / еще каким-то метрикам, определите четкие критерии. Мы договорились так: даем обратную связь по всем входящим заявкам в течение 24 часов для приоритетных вакансий и до 5 рабочих дней для позиций с большим потоком кандидатов. Четкие сроки определите сами в зависимости от особенностей вашей организации. Мы посчитали среднее количество заявок и время на обработку каждой и пришли к таким SLA. Следовать им не так трудно. Если же вашей команде не хватает рабочего времени на выполнение этих показателей, привлекайте больше людей или меняйте свой процесс.

А теперь подробно о каждом этапе взаимодействия с кандидатом.

Описание вакансии​

Первой точкой взаимодействия будет объявление о работе. Помимо того, что коммуницировать, важно помнить, где это делать. Чем больше работных площадок вы задействуете, тем больше источников для проверки кандидатов приходится обрабатывать рекрутерам и тем выше шансы упустить заявки и не предоставить обратную связь.

Решение № 1. Собирайте все заявки в одном месте и перенаправляйте туда кандидатов. В этом вопросе мне нравятся DOU.ua, Robota.ua и LinkedIn — тут возможно автоматически перенаправлять кандидатов на свою форму по ссылке.

image2_Zgv2GQ9.png


Если же на job-платформе нет такой функции, пишите в описаниях вакансий, где подать заявку, чтобы команда быстрее рассмотрела ее. Я добавляю ссылку в тексте вакансии минимум 4 раза, но некоторые кандидаты все равно отправляют заявку не туда. Поэтому не забывайте настраивать auto-reply на платформе (если такая функция есть в наличии).

dou-feedback-skr2.jpg


Финальной точкой может быть простая Google-форма или форма обратной связи на сайте.

Подача заявки​

Наш следующий touchpoint — форма для подачи заявки. Дилемма: сделать ее максимально быстрой или максимально детальной?

Ответ: максимально детальной. Думаем шире: помимо обработки заявки рекрутером, вы захотите добавлять данные в ATS (applicants tracking system), фильтровать контакты по локации, позиции, отправлять email-рассылки пулу кандидатов и так далее. Потому лучше сразу разделить поля.

Решение № 2. Настройте форму для подачи заявки и интеграцию с ATS. Если нет ATS — заведите ATS. Иначе вы рискуете потерять кандидатов в процессе отбора, историю коммуникации с ними, а также возможность взращивать аудитории, которые уже знакомы с брендом.

Мы интегрировали Typeform с Pipedrive с помощью Zapier. Typeform создает хорошее первое впечатление за счет дизайна, удобной мобильной версии и возможностей кастомизации. Вы можете добавить фото или видео в начале формы и показать свою команду, офис, культуру.

dou-feedback-skr3.jpg


Pipedrive сохраняет email-переписки с кандидатами и легко интегрируется с разными приложениями через Zapier. Мы описали преимущества использования Pipedrive для рекрутмента в этой статье. Связка Google Form + GSheets тоже подойдет для трекинга статуса кандидатов.

Автоматический ответ после отклика​

Как только кандидат отправил заявку, начинается напряженное ожидание ответа. Используйте это время в пользу своего бренда.

Решение № 3. Настройте auto-reply и расскажите кандидату еще больше о предстоящем процессе, а также об уникальном опыте работы в компании. Автоматические ответы помогают формировать ожидания от процесса отбора.

С помощью Zapier мы подключили SendGrid и отправляем такое приветственное письмо каждому кандидату. С одной стороны, оно достаточно объемное. С другой — мы отвечаем на частые вопросы о том, когда ждать ответа, о структуре и длительности отбора, а также почему сотрудники работают в Railsware в среднем по 5 лет.

Оценка резюме​

Заметьте, активная роль рекрутера начинается только на этом этапе. С помощью автоматизации мы сохраняем время внутренней команды и хорошее впечатление о компании.

На этапе оценки резюме вступает в силу внутренний SLA обработки заявок. Мы договорились давать ответ кандидатам на приоритетные вакансии в течение 24 часов. Для позиций с большим потоком — до 5 рабочих дней (тут собирается до 150 входящих заявок на рекрутера в месяц). Для упрощения работы рекрутмент-команды смотрите решения № 4 и № 5.

Решение № 4. Подготовьте стандартные ответы — отказы или приглашения на следующие этапы отбора. Вы можете либо автоматизировать ответ через CRM или Zapier, либо подготовить шаблоны в Gmail. Я предпочитаю второй вариант, так как в каждое письмо могу вручную добавить строчку с объяснением причин отказа или дополнительными вопросами кандидату перед отправкой. Люди ценят обратную связь с рекомендациями.

Решение № 5. Настройте автоматические напоминания о том, что нужно дать ответ кандидату. В Pipedrive мы подключили Rotting feature — теперь система подсвечивает просроченные сделки на разных этапах воронки. Вы также можете автоматически добавлять задачи в календарь для трекинга заявок.

Напоминаю, что все эти инструменты не требуют навыков написания кода. Интеграции могут быть настроены «уверенным пользователем ПК». Большинство из этих программ бесплатны.

Этапы отбора​

Первый этап после подачи заявки в Railsware — тестовое задание. Мы разработали наборы тестовых для каждой позиции, на которую нанимаем. Задание занимает от 3 до 8 часов. Это отличный фильтр для кандидатов, которые ищут легких путей: на следующий этап проходят только 16,58%. Тестовое выполняют до конца далеко не все остальные. Многие перестают отвечать нам :) Но это и неплохо, так как наша цель — нанимать только самых сильных специалистов, которые любят решать комплексные задачи. В благодарность мы предлагаем нетривиальные проекты. На всех последующих этапах кандидат работает в паре с одним из наших сотрудников.

Решение № 6. В процессе появляются новые игроки — нанимающая команда. Начиная с тестового задания и на всех последующих этапах отбора, участники готовят чек-листы для оценки каждого задания. Фидбек в формате «что было сделано хорошо и что стоит улучшить в следующий раз» тоже подойдет. Все пункты записываем на бумаге, но лучше в онлайн-отчете. Так рекрутер предоставит детальную обратную связь каждому, кто выполнил задание.

С этого момента каждый ответ должен быть кастомизирован. Чем бы не закончилось общение с кандидатом, этот человек уже попал в 16,58% лучших по вашим базовым фильтрам. Важно сохранить хорошие отношения. Тут сложно придерживаться конкретных сроков, но мы стараемся держать кандидатов в курсе процесса и когда стоит ожидать ответ.

О том, как подготовить команду к оценке и найму, следует написать отдельную статью. Но в рамках нашей темы рекомендую подход под названием «Обратная связь высокого качества» (или «метод бутерброда»). Фидбек важно привязывать к действиям человека (а не к личности) и говорить об уже состоявшихся событиях (а не обобщать и делать проекции в будущее). Делитесь обратной связью с целью помочь кандидату расти и развиваться, а не подмечать просчеты.

Схема ОСВК: 70% что было сделано хорошо + 20% что стоит изменить / улучшить в следующий раз + 10% что еще было неплохо.

Пример: в ходе нашей коллаборации ты отлично справился с заданиями 2 и 3. Мы увидели, что ты владеешь необходимыми подходами и инструментами и можешь применить их на практике в анализе данных. Также ты быстро изучил контекст, задавал достаточно много вопросов и записывал, а после использовал новую информацию в решении задач.

В задании 1 мы заметили, что тебе стоит продолжить работать над своим английским. Написанное письмо содержало несколько грамматических ошибок, но это можно легко исправить если постоянно практиковаться.

Во время всей коллаборации с тобой было легко в общении, ты был в проактивной позиции касательно решения задач, а это залог успеха в нашей компании.


Job offer​

Обычно это самый безопасный и радостный этап. Работодатель заинтересован, кандидат прошел отбор и тоже не хочет отступать. Но и тут есть свои сложности.

Некоторые компании любят выбирать. На финальном этапе отбора могут находиться одновременно 2-3 участника. И часто рекрутеры забывают предупредить первого из них, когда ждать ответа.

Также некоторые склонны поторговаться, но не на этапе первичных интервью, когда кандидат заявляет о своих ожиданиях, а уже на этапе предложения о работе. С одной стороны, кандидату неприятно, что этот вопрос возник только сейчас. С другой — ты уже инвестировал/а столько времени и сил в процесс, что отказаться не так уж просто.

Решение 7. Информируйте кандидатов о сроках принятия решения после каждого этапа. Если это неделя — сообщите об этом. Если процесс затягивается — отправьте еще одно письмо.

Обсуждайте зарплату на первичных этапах отбора. Мы запрашиваем ожидания еще в заявке на вакансию. Это служит отличным инструментом для оценки рынка зарплат. Если ожидания превышают нашу вилку и рынок, мы уточняем, готов ли кандидат выходить на ставку ниже. Нет — прощаемся до следующего раза.

Но бывают и кейсы, когда навыки кандидата соответствуют его зарплатным ожиданиям вплоть до финального этапа отбора. И тут вдруг проявляются проблемы, из-за которых мы вынуждены снизить предложение. В этом случае помогают детальный фидбек и факты. Проведите с кандидатом ретроспективу финального этапа (в Railsware это полный рабочий день вместе) и объясните свое решение.

Подготовка к выходу на работу​

Мы договорились. Увы, некоторые рекрутеры на этом этапе считают свою миссию выполненной. Но нет, пока человек не вышел на работу и не адаптировался, рекрутер остается доверенным лицом.

Решение 8. Информируйте будущих сотрудников о предстоящем старте: когда и куда приходить, кого звать на помощь, чего ожидать. Убедитесь, что нанимающая команда подготовила план онбординга сотрудника и он/она не будет сидеть без дела первые 2-3 дня. Отсутствие информации со стороны компании после принятия офера — не то, с чем хотелось бы ассоциировать начало сотрудничества.

Онбординг и испытательный срок​

Некоторые компании считают вакансию закрытой, когда человек успешно прошел испытательный срок. И это не безосновательно. За 3 месяца совместной работы появляется намного больше фактов о продуктивности и навыках сотрудника, чем за 10-20 часов отбора.

Решение 9. Со стороны компании важно выполнить четыре пункта:

  1. Предоставить всю необходимую информацию, доступы, контакты для того, чтобы новичок становился самостоятельным.
  2. Составить план на испытательный срок и озвучить цели новому сотруднику. Это может быть список проектов, которые нужно завершить за первые три месяца. По каждому проекту опишите критерии успеха (по SMART).
  3. В течении испытательного срока проводите регулярные фидбек сессии. Новичок еще не знает особенностей работы организации, ему/ей нужно больше подсказок с вашей стороны. Закладывайте правильные принципы с первого дня на работе.
  4. Обязательно подведите итоги испытательного срока согласно поставленным целям. «Само собой разумеется, что ты прошел» не работает. Сотрудник на испытательном сроке остается в состоянии волнения и неопределенности, как на экзамене. Чтобы снять напряжение и перейти в рабочий режим, официально подведите итоги и подтвердите прохождение ИС.

Заключение​

Бренд работодателя — такой же бренд, как и любой другой. Тут применимы все лучшие практики маркетинга. Опыт кандидатов (=ваших клиентов) строится на взаимодействии с представителями компании в процессе отбора. Не ухудшайте положение простыми ошибками. Уделите одну рабочую неделю настройке процесса, инструментов автоматизации, подготовке писем и тренировке рекрутмент-команды. Положительный эффект не заставит ждать. Буду рада ответить на вопросы. Давайте дружить в Facebook и LinkedIn.


 
Сверху