Об автоматизации в BPM-системах. Перед проектированием процесса

Kate · 28 Июл 2021

BPM-системы постепенно и безоговорочно набирают свою популярность. Возможность оперативного проведения автоматизации бизнес-процессов без привлечения программистов или с минимальным их участием, – является весьма привлекательной для бизнеса. Перед использованием BPM-систем требуется её изучение, самостоятельно или в учебных центрах. По результатам собственного опыта проектирования бизнес-процесса предлагаю уделить внимание следующим задачам, которые необходимо выполнить перед началом работ. По моему мнению, это существенно повысит качество и уменьшит время на проектирование бизнес-процесса в выбранной вами BPM-системе.

1. Формирование организационной структуры предприятия и пользователей

Организационная структура позволяет оперативно и точно обозначить пользователей-участников в ходе проектирования бизнес-процесса. При необходимости подключения или определения нового участника процесса, достаточным будет указать в качестве источника данных ранее определённую организационную структуру. Это упрощает проектирование. В BPM-системах формирование структуры организации предлагается изображать в классическом исполнении, структурно сверху вниз, так что рекомендую не игнорировать работу по формированию структуры предприятия с детальной её проработкой.

2. Создание блок-схемы

Проектирование в BPM-системах подразумевает формирование настраиваемых блок-схем. Если в организации уже существуют внутренние нормативные документы с блок-схемами или пошаговым описанием процедур или процессов, то их использование будет очень полезным, и даже обязательным. Иногда полезно будет изобразить блок-схемы предварительно на бумаге, хотя необходимо стремиться делать всё сразу в электронном виде. Для тех, кто не знаком с блок-схемами, предлагаю ниже пример.

3. Создание переменных

Система требует, чтобы переменные (название, тип) определялись «раз и навсегда», без возможности их корректировки по типу или использованию повторно, после удаления. Разработчиками объясняется это необходимостью обеспечения целостности данных и историй о них. Рекомендую создать предварительно список переменных на бумаге или в электронном виде, которые используются в процессе на каждом из этапов блок-схемы. Стоит также быть аккуратным в выборе типа переменных, в том числе и в части ответа на вопрос – переменную определить в составе блока переменных или отдельно?

4. Формирование «Справочников»

Использование справочников является одним из самых показательных элементов при автоматизации процесса. Необходимо использовать как простой список, так и составной (см. пример ниже).

5. Формирование «Пользовательских окон»

На начальном этапе проектирования процесса рекомендую обозначить внешний вид интерфейса окон для пользователей и согласовать макет или основные правила. Например, располагать кнопки управления только снизу, окно подсказки или инструкции к выполнению задачи отображать справа, и т.п. По-возможности, следует избегать отображения в окнах пользователя излишней информации в виде текста, панелей, не используемых кнопок и т.п. В случае, если пользователи уже работают в каких-либо иных программных продуктах, следует опросить их о том, к какому внешнему виду интерфейса они привыкли (цветовая схема, расположение полей, параметры шрифта и т.п.). Любые изменения должны быть приняты, а в большинстве случаях то, к чему привык пользователь, будет воспринято более лояльно и быстрее. Пример макета для согласования интерфейса прилагаю ниже.

6. Формирование «Шаблонов документов», согласование документов или информации

Часто в бизнес-процессах, в качестве желаемого результата, требуется получить документ: приказ, отчёт, справку, план, график и т.п. Перед проектированием процессов рекомендую создать электронные шаблоны документов, если такие уже имеются в бумажном виде. При этом следует не отклоняться от форм и положения полей и строк. Электронный документ должен полностью совпадать с его бумажным предшественником. Для удобства можно создать реестр шаблонов документов, как показано ниже. Также, в каждом бизнес-процессе согласовывается документ или информация с принятым по задаче решением. Уместным будет предварительно составить список всех документов и, по возможности, информации бизнес-процесса с привязкой к согласующим лицам.

7. Вычисления

В ходе проектирования бизнес-процесса возможны вычисления переменных. О некоторых из них известно ещё на начальной стадии проектирования. Для определения потребностей в вычислениях, достаточным будет предварительно рассмотреть сценарии процесса и документы процесса, уточняя, как получаются те или иные значения переменных. Результатом данной работы может стать список формул такой, например, как указанный ниже.

Надеюсь, что данные рекомендации помогут людям, занимающимся автоматизацией бизнес-процессов с использованием BPM-систем, сделать свою работу более простой и качественной. Желаю всем успехов!