Кейс
Компания, которая 99% работы проводит в офисе. Для коммуникации используют живое общение и электронную почту. С учетом последних событий и тенденций планируют перевести своих сотрудников на удаленку. Что делать, о чем подумать и как не проиграть?Важно сразу понимать: любой интеллектуальный труд можно перевести на удаленку без потери эффективности (а можно даже и выиграть).
Итак, 4 блока перевода из офиса на дом:
1. IT
- Установить на компьютеры сотрудников софт для удаленного подключения
Зачем? Для того, чтобы в любое время можно было подсоединиться к компьютеру сотрудника и помочь ему с установкой софта или с другими вопросами.
- Установите VPN или аналог. (VPN)
Оборудование
- Купите/предоставьте/компенсируйте сотрудникам качественные и недорогие гарнитуры (наушники+микрофон) и проверьте их работоспособность.
Зачем? У сотрудника должен быть качественный звук на всех встречах.
- Купите/предоставьте/компенсируйте веб-камеру (если нет в ноутбуке).
Зачем? У сотрудника должно быть видео на всех встречах и это обязательно.
Интернет
- Выпустите приказ о необходимости выходить в интернет со стационарной домашней линии (в том числе через домашний Wi-Fi) и контролируйте это.
Зачем? Мобильная связь или интернет на даче или в кафе не позволят проводить встречи качественно. Ничто так не раздражает, как обрыв связи во время встречи.
Чат для всей компании
- Используйте корпоративные мессенджеры. Регламентируйте общение, включая скорость ответа.
Зачем? Обычные мессенджеры (например, Telegram) не предназначены для рабочих целей и плохо подходят для средних и больших команд. Во-первых это небезопасно: права на созданную группу принадлежат отдельному сотруднику, который может покинуть организацию. Во-вторых, идет смешение рабочих чатов с личными. В корпоративных чатах даже есть возможность интеграции с Active Directory.
Видеозвонки
- Предоставьте сотрудникам минимум 2–3 варианта софта для видеозвонков. Можно использовать бесплатные версии. Что рекомендую использовать: Zoom, Microsoft Teams,
- Учите сотрудников демонстрировать экран.
- Договоренности о звонках делают через чат и заносят в календарь.
- Важные звонки ставьте на запись.
Календарь
- Приучайте сотрудников пользоваться календарем и создавайте регламент. Все встречи следует высылать заранее для подтверждения всеми участникам. Если встречи нет в календаре - значит встречи не существует.
Зачем? Если нет встречи в календаре, то шанс ее пропустить крайне велик. На удаленке не получится подойти к сотруднику и напомнить про встречу.
Облако с документами
- Приучайте сотрудников пользоваться облаком. Никаких папок на личных устройствах!
Зачем? Для порядка в документах и быстрого доступа к ним у всей команды.
- Таск-трекер и сервисы совместной работы
Зачем? Все сотрудники знают о своих задачах и дедлайнах, а вы можете ими управлять
Кадровый ЭДО
- Подумайте сразу, как подписывать с сотрудниками кадровые документы и получать от них заявления. Курьеров отправлять или копить кипу бумаг - неудобно!
Зачем? С каждым сотрудником в год подписывают около 30 кадровых документов. Делать это по старинке: вызывать в отдел кадров или отдавать руководителю документ - не вариант!
2. Организационные моменты
- Составьте список тех, кого хотите перевести на удаленку.
- Разбейте на группы и составьте график перевода.
- Проведите серию вебинаров для сотрудников (а в случае крупных компаний для ключевых сотрудников) Расскажите максимально подробно “правила игры”: что им нужно сделать, какие документы подписать, какие регламенты работы, как взаимодействовать между собой и важно, что начните с плюсов такой работы для самих сотрудников.
- Научите сотрудников использовать необходимые программы и электронную подпись для кадровых документов
3. Юридические особенности
- Подготовьте или внесите изменения и ознакомьте всех сотрудников с ЛНА, который:
- Регулирует порядок дистанционной (удаленной) работы;
- Позволяет переводить работников по инициативе работодателя на дистанционную работу;
- Легализует и регламентирует обмен электронными документами с использованием электронной подписи.
- Определяет режим работы дистанционщика;
- Регламентирует режим рабочего времени;
- Упорядочивает продолжительность и периодичность дистанционки, если она временная;
- Регламентирует Порядок предоставления отпусков;
- Уточняют порядок вызова в офис для временных дистанционщиков;
- Определяет порядок выхода в офис по своему желанию;
- Уточняют порядок и размер возмещения расходов
А если не зафиксировать время работы сотрудника, то может возникнуть следующая ситуация: руководитель звонит работнику в 15:00, а тот не берет трубку и потом говорит, что работал до 14:59. В этом случае ваши претензии к нему будут безосновательны.
- Включите в ПВТР основные положения, регулирующие дистанционную (удаленную) работу.
- Разработайте и заключите с работниками дополнительные соглашения к трудовым договорам, которые будут содержать корректные условия о дистанционной работе.
- Заключите с сотрудниками соглашения об ЭДО.
- Проверьте наличие у сотрудников подписанных соглашений на обработку персональных данных, позволяющих поручать обработку третьей стороне.
ВАЖНО:
Документы компании - это взаимосвязанная система, так что нужно проверить, как минимум, следующие ЛНА на актуальность и противоречия:
Правила внутреннего трудового распорядка - виды дистанционки, правила приема/увольнения и режим работы
Положение об оплате труда работников, Положение о премировании и материальном стимулировании работников - размер и сроки компенсации за использование своего компьютера или другого оборудования для работы
Положение об аттестации - как проводить аттестацию и оценку дистанционщиков
Положение об обработке персональных данных работников - как работники будут передавать документы с персональными данными и где кадровый сотрудник будет их хранить
Регламенты работы отделов - как дистанционные работники будут взаимодействовать, выполнять задания и отчитываться
4. Психологические факторы
Для правильного выполнения функций планирования, организации, мотивации, контроля и координации принимайте и дополняйте следующие принципы:- Установите часы присутствия на работе (онлайн).
- Не контролируйте время онлайн, а отслеживайте выполнение задач. Если вы будете контролировать присутствие, единственное, что сотрудники будут делать, так это быть в сети и создавать видимость работы.
- Установите регламент ответа в чатах и не требуйте мгновенного ответа (это главный враг продуктивности!)
- Решайте в чате только несложные вопросы. Основные же решайте на видеозвонках с последующими обязательными “минутками” встречи в чате.
- Попросите сотрудников использовать в чате только реальные имена и фото (как бы это ни было банально). Чат может и должен стать заменой публичного справочника сотрудников.
- Используйте календарь для назначения встреч (всем сотрудникам должны быть доступны календари остальных).
- Проводите регулярные общие видеозвонки с командой и встречи 1-1 с ключевыми сотрудниками. Не реже раза в неделю!
- Введите «тихие» часы. Для максимальной продуктивности у сотрудников должен быть баланс между работой и личной жизнью.
- Подумайте над программой wellbeing. Постоянное сидение на одном месте может вызвать проблемы со здоровьем.
- Создайте курс «Как организовать удаленную работу дома», где подробно расскажете о тайм-менеджменте и прочих правилах и принципах. Дома рамки между отдыхом и рабочим временем размываются. В результате, накапливается усталость, которая может привести к психологическому выгоранию.
- Отдельная комната с хорошим интернетом.
- Десктоп, ноутбук, гарнитура, камера.
- Никаких личных дел во время работы.
- Подумайте как помочь сотруднику “продать” семье почему его нельзя беспокоить в рабочии часы
Если вы будете следовать предложенным правилам и принципам, то сложностей с переводом сотрудников на удаленку не возникнет.
Источник статьи: https://habr.com/ru/post/544610/